{"id":313,"date":"2020-06-10T15:37:28","date_gmt":"2020-06-10T15:37:28","guid":{"rendered":"https:\/\/www.vistaprint.be\/fr\/hub\/?p=313"},"modified":"2022-05-31T16:57:26","modified_gmt":"2022-05-31T16:57:26","slug":"automatiser-votre-petite-entreprise-a-laide-de-la-technologie","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.vistaprint.be\/fr\/hub\/automatiser-votre-petite-entreprise-a-laide-de-la-technologie","title":{"rendered":"Automatiser votre petite entreprise \u00e0 l’aide de la technologie"},"content":{"rendered":"\n
\u00c0 mesure que vos activit\u00e9s se d\u00e9velopperont, vous serez amen\u00e9 \u00e0 jouer plusieurs r\u00f4les : publicitaire, comptable, gestionnaire de projets, vendeur, et d’autres encore. Mener toutes ces t\u00e2ches de front peut \u00eatre \u00e9puisant et votre entreprise peut en souffrir si l’une d’entre elles est n\u00e9glig\u00e9e au profit de la priorit\u00e9 du moment.
De nombreux propri\u00e9taires de petites entreprises choisissent ainsi d’automatiser certaines t\u00e2ches pour simplifier leur travail. Ces outils vous aideront \u00e0 gagner un temps pr\u00e9cieux et \u00e0 \u00e9viter des erreurs dues \u00e0 la d\u00e9sorganisation.
Todd Curran, fondateur et pr\u00e9sident de Savage Apparel Company \u00e0 Richmond, en Virginie, a lanc\u00e9 son entreprise de pr\u00eat-\u00e0-porter personnalisable en 2000, alors que la popularit\u00e9 de logiciels en ligne comme Quickbooks pour la comptabilit\u00e9 montait en fl\u00e8che. Il estime d\u00e9sormais que ce type d’outils a jou\u00e9 un r\u00f4le fondamental dans presque tous les volets de son entreprise. Son entreprise utilise la version web de Quickbooks pour sa comptabilit\u00e9, Hootsuite pour ses r\u00e9seaux sociaux et Google Docs pour la collaboration.
\u00ab Notre \u00e9quipe se compose de 13 personnes, dont beaucoup travaillent de chez elles, \u00bb explique Todd Curran. \u00ab Normalement, nous utilisons Google Docs pour savoir o\u00f9 nous en sommes dans le suivi interne de nos commandes. \u00bb Google Docs permet aux employ\u00e9s de faire ou de voir des mises \u00e0 jour en temps r\u00e9el ; Todd Curran estime que l’interface conviviale simplifie grandement l’int\u00e9gration de nouveaux membres de l’\u00e9quipe.<\/p>\n\n\n\n
Avant de r\u00e9fl\u00e9chir aux meilleurs outils en la mati\u00e8re pour votre entreprise, vous devez identifier les t\u00e2ches qui se pr\u00eatent le mieux \u00e0 l’automatisation. En r\u00e8gle g\u00e9n\u00e9rale, les t\u00e2ches constantes sont plus faciles \u00e0 automatiser que les t\u00e2ches variables. Demandez-vous quelles t\u00e2ches vous prennent le plus de temps et pour quelles raisons. L’un des facteurs mentionn\u00e9s ci-dessous est probablement en cause. Servez-vous de cette liste pour d\u00e9terminer les t\u00e2ches que vous allez automatiser et accorder la priorit\u00e9 \u00e0 celles qui sont concern\u00e9es par plusieurs facteurs.Volume important :<\/strong> Envoyez-vous un bulletin mensuel ou des confirmations de commande \u00e0 un grand nombre de consommateurs ?Un logiciel de marketing par e-mail pourrait \u00eatre avantageux.Redondance :<\/strong> Saisissez-vous les renseignements personnels de vos clients s\u00e9par\u00e9ment sur des bons de commande, dans votre base de donn\u00e9es et dans votre r\u00e9pertoire ? Un logiciel de gestion des relations avec les consommateurs vous permettra de centraliser les renseignements personnels de vos clients.Complexit\u00e9 ou difficult\u00e9 :<\/strong> Faites-vous des erreurs fr\u00e9quentes ou \u00eates vous facilement frustr\u00e9 face \u00e0 certaines t\u00e2ches ? Une t\u00e2che complexe peut comporter plusieurs \u00e9tapes ou exiger une intervention humaine fr\u00e9quente. Une t\u00e2che peut \u00eatre difficile pour plusieurs raisons, par exemple le temps et les efforts n\u00e9cessaires. Si vous consacrez trop de temps \u00e0 la promotion de votre entreprise sur les r\u00e9seaux sociaux, un outil de gestion sp\u00e9cialis\u00e9 peut vous aider \u00e0 centraliser ces activit\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n
Commencez de pr\u00e9f\u00e9rence par automatiser une t\u00e2che simple, puis passez aux t\u00e2ches plus complexes.
Voici un aper\u00e7u des cat\u00e9gories de t\u00e2ches automatisables et des suggestions de logiciels populaires :<\/p>\n\n\n\n
\n\n\n\n
1. Stockage en nuage (\u00ab Cloud \u00bb)<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Stocker les donn\u00e9es de votre entreprise sur un serveur Web (le nuage ou \u00ab cloud \u00bb) plut\u00f4t que sur votre disque dur ou un serveur local peut faciliter la collaboration entre vos employ\u00e9s, leur permettre de travailler de chez eux ou d’ailleurs. Cette m\u00e9thode permet \u00e9galement de sauvegarder automatiquement votre travail au cas o\u00f9 votre ordinateur ou votre serveur serait endommag\u00e9. Enfin, les progr\u00e8s en termes de cryptage et de certificats de s\u00e9curit\u00e9 en font aussi un choix s\u00fbr et abordable pour le stockage de vos fichiers.
L’\u00e9quipe de Todd Curran utilise Dropbox<\/strong>, mais d’autres options sont \u00e9galement disponibles, comme Microsoft OneDrive<\/strong> et Google Drive<\/strong>, qui offrent des abonnements \u00e0 prix raisonnables ou gratuits pour les entreprises. Dropbox vous donne la possibilit\u00e9 de gagner de l’espace de stockage, OneDrive donne acc\u00e8s \u00e0 la suite Office 365 et Google Drive permet d’allouer du stockage suppl\u00e9mentaire au serveur. Si vous avez besoin d’espace suppl\u00e9mentaire, ces trois options offrent 1 TB pour 10 \u20ac ou moins par mois.<\/p>\n\n\n\n
Pensez \u00e0 recourir au stockage en nuage si vous avez besoin :D’un service de stockage abordableD’un acc\u00e8s rapide \u00e0 vos dossier \u00e0 partir de plusieurs endroitsDe faciliter la collaboration entre les membres de l’\u00e9quipeDe vous prot\u00e9ger contre des risques tels que les virus informatiques<\/p>\n\n\n\n
2. Gestion financi\u00e8re et commerciale<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
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Si les membres de votre \u00e9quipe organisent une activit\u00e9 sp\u00e9ciale, terminent un projet pour un client ou planifient une campagne marketing, leurs efforts peuvent \u00eatre compromis s’ils n’ont pas les informations dont ils ont besoin ou s’ils ne connaissent pas clairement les d\u00e9lais impartis. Des outils de gestion de projet comme Trello, Asana, Basecamp<\/strong> et Wrike<\/strong> peuvent aider votre \u00e9quipe \u00e0 coordonner le travail pour que chaque membre connaisse les \u00e9ch\u00e9ances et puisse acc\u00e9der facilement aux documents ou informations dont il ou elle a besoin. Au lieu de lire des centaines d’e-mails, associez des membres de votre \u00e9quipe \u00e0 chaque volet du projet en utilisant les \u00ab cartes \u00bb de Trello ou r\u00e9unissez tout le monde autour du \u00ab feu de camp \u00bb de Basecamp. Ces quatre logiciels offrent une version d’essai gratuite de 30 jours.
M\u00eame si vous \u00eates propri\u00e9taire unique d’une entreprise en nom propre, ces outils peuvent vous aider \u00e0 vous organiser et \u00e0 int\u00e9grer de nouveaux employ\u00e9s ou fournisseurs \u00e0 mesure que vos besoins \u00e9voluent. Une application comme Evernote<\/strong>, qui facilite la cr\u00e9ation de listes, de registres et d’autres t\u00e2ches de gestion, peut \u00e9galement valoir le d\u00e9tour. La possibilit\u00e9 de cocher les t\u00e2ches accomplies est une fonctionnalit\u00e9 motivante.<\/p>\n\n\n\n
Pensez \u00e0 adopter un outil d’organisation et de gestion de projets si vous avez besoin :D’une m\u00e9thode de planification des t\u00e2chesD’une r\u00e9partition des t\u00e2ches claire et de transparence dans la progression du travailD’un endroit o\u00f9 centraliser tous les documents li\u00e9s \u00e0 un projetD’un syst\u00e8me int\u00e9gr\u00e9 de communication interne<\/p>\n\n\n\n
3. Organisation et gestion de projets<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
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Il est essentiel de suivre de pr\u00e8s vos flux de tr\u00e9sorerie et vos d\u00e9penses pour permettre \u00e0 votre entreprise de prosp\u00e9rer. Si vous utilisez un document Excel ou un registre papier pour faire vos comptes, remplir votre d\u00e9claration d’imp\u00f4ts peut devenir un vrai casse-t\u00eate. Un logiciel de comptabilit\u00e9 ou de facturation peut vous aider \u00e0 produire des rapports, des \u00e9tats financiers et des factures professionnelles, \u00e0 suivre vos recettes et d\u00e9penses et \u00e0 garder le contr\u00f4le de vos finances. Mais surtout, vous pourrez voir \u00e0 tout moment l’argent qui rentre et sort de vos comptes.
L’entreprise de Todd Curran utilise Quickbooks<\/strong>, mais d’autres options disponibles peuvent servir aux petites entreprises. Certains logiciels offrent une p\u00e9riode d’essai gratuite de 30 jours et des abonnements mensuels d’une valeur de 10 \u20ac ou moins.
Si vous avez besoin d’aide pour \u00e9tablir un budget, des logiciels comme Maxicompte<\/strong> peuvent vous aider \u00e0 suivre vos d\u00e9penses au fur et \u00e0 mesure pour \u00e9viter de d\u00e9penser trop. Il existe \u00e9galement des outils en ligne gratuits comme Linxo<\/strong>, qui se connecte \u00e0 vos comptes pour vous donner une vue d’ensemble de votre situation financi\u00e8re gr\u00e2ce \u00e0 des graphiques clairs, un indicateur de progr\u00e8s et des rappels pour vos factures mensuelles.<\/p>\n\n\n\n
Pensez \u00e0 un outil de gestion financi\u00e8re et commerciale si vous avez besoin :De donn\u00e9es financi\u00e8res pr\u00eates \u00e0 l’emploiD’une fonction de production de rapports en temps r\u00e9elD’un suivi plus exact de vos commandes et de votre inventaireD’acc\u00e9l\u00e9rer votre cycle de vente<\/p>\n\n\n\n
4. E-mail marketing<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
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R\u00e9diger manuellement des messages de marketing et les envoyer depuis votre propre adresse e-mail n’est pas une pratique tr\u00e8s professionnelle ni tr\u00e8s efficace. Sans oublier que la loi interdit aux entreprises d’envoyer des communications de masse sans le consentement expresse de l’abonn\u00e9.
Un outil de communication, comme MailChimp<\/strong> (que vous pouvez utiliser gratuitement si vous avez moins de 2 000 abonn\u00e9s) ou Emma<\/strong>, assure la conformit\u00e9 de vos communications \u00e0 la r\u00e9glementation en vigueur et donne \u00e0 vos messages une apparence plus professionnelle. Chacun de ces outils vous permet de personnaliser des mod\u00e8les, de segmenter vos destinataires selon diff\u00e9rents crit\u00e8res et de consulter les statistiques qui indiquent combien d’entre eux ouvrent vos messages, cliquent sur les liens, etc. Vous pouvez aussi programmer des e-mails automatiques d’accus\u00e9 de r\u00e9ception de commande ou d’avis de livraison. MailChimp et Emma s’int\u00e8grent \u00e0 la plupart des plateformes de commerce \u00e9lectronique.<\/p>\n\n\n\n
Pensez \u00e0 adopter un outil de marketing par e-mail si vous avez besoin :D’une charte graphique coh\u00e9rente pour tous vos e-mails marketingD’une option de segmentation selon le type de destinataireDe la possibilit\u00e9 de consulter les r\u00e9sultats et d’optimiser vos envoisDe communications automatis\u00e9es<\/p>\n\n\n\n
5. Gestion des relations avec la client\u00e8le<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Si vous notez le nom de clients potentiels et diverses coordonn\u00e9es sur des bouts de papier, vos relations avec vos consommateurs ne sont probablement pas aussi organis\u00e9es qu’elles devraient l’\u00eatre. Un logiciel de gestion de relations avec la client\u00e8le (GRC) vous aidera \u00e0 ne manquer aucune occasion et \u00e0 retrouver facilement les renseignements dont vous avez besoin.
Les logiciels de GRC pr\u00e9sentent \u00e9galement l’avantage de mettre ces donn\u00e9es \u00e0 la disposition des employ\u00e9s qui en auront besoin \u00e0 mesure que votre entreprise se d\u00e9veloppera. Ils vous aideront aussi \u00e0 ne pas perdre contact avec vos clients quand un employ\u00e9 quittera son poste. Le CRM de Zoho<\/strong> est gratuit pour un maximum de 10 utilisateurs. Salesforce<\/strong>, Infusionsoft<\/strong> et Insightly<\/strong> sont aussi adapt\u00e9s aux petites entreprises. Salesforce offre une version d’essai gratuite de 14 jours, Infusionsoft est sp\u00e9cialement con\u00e7u pour les petites entreprises et Insightly est gratuit pour un ou deux utilisateurs.
Si vous n’\u00eates pas pr\u00eat(e) \u00e0 adopter un logiciel de GRC, cr\u00e9ez votre propre base de donn\u00e9es Microsoft Excel par exemple pour enregistrer les coordonn\u00e9es de vos clients et d’autres renseignements \u00e0 un seul endroit. Notez-y aussi la date, le type et le r\u00e9sultat de chaque communication.<\/p>\n\n\n\n
Pensez \u00e0 adopter un logiciel de GRC si avez besoin :D’une base de donn\u00e9es centrale pour tous vos contactsD’automatiser vos communications avec vos clientsDe coordonner les relations des membres de votre \u00e9quipe avec vos clientsDe donn\u00e9es et de statistiques sur votre client\u00e8le<\/p>\n\n\n\n
6. Gestion des r\u00e9seaux sociaux<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
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Surveiller et mettre \u00e0 jour une multitude de r\u00e9seaux sociaux n’est pas facile pour les propri\u00e9taires de petites entreprises, qui ont pourtant besoin d’assurer une solide pr\u00e9sence en ligne. Des outils en ligne comme Hootsuite<\/strong> vous permettent de programmer vos mises \u00e0 jour \u00e0 l’avance, de consulter vos mentions et de g\u00e9n\u00e9rer des rapports \u00e0 partir d’un tableau de bord central au lieu d’ouvrir des sessions dans plusieurs sites web ou des applications multiples. Ils offrent souvent une version d’essai gratuite qui vous permet de les essayer.
Todd Curran utilise Hootsuite pour son entreprise : \u00ab Le vrai avantage, c’est qu’on peut programmer tout ce qu’on veut des semaines, voire des mois \u00e0 l’avance, et consulter toutes les statistiques, \u00bb dit-il. Tout programmer sans r\u00e9pondre ou r\u00e9agir en temps r\u00e9el peut toutefois produire une impression de d\u00e9tachement, c’est pourquoi Curran s’assure \u00e9galement de faire aussi des mises \u00e0 jour plus spontan\u00e9es sur ces r\u00e9seaux sociaux entre deux messages programm\u00e9s.
Si vous h\u00e9sitez encore \u00e0 choisir un outil de gestion des r\u00e9seaux sociaux, \u00e9tablissez un calendrier pour avoir une vue d’ensemble de vos messages et de leur fr\u00e9quence pour \u00e9viter de n\u00e9gliger un ou plusieurs de vos r\u00e9seaux.<\/p>\n\n\n\n
Pensez \u00e0 adopter un outil de gestion des r\u00e9seaux sociaux si vous avez besoin :De programmer vos mises \u00e0 jourDe g\u00e9rer simultan\u00e9ment plusieurs comptesD’un outil de suivi des mots-cl\u00e9sDe rapports et analyses de performance<\/p>\n\n\n\n
7. Gestion du service apr\u00e8s vente<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
La qualit\u00e9 de vos relations avec la client\u00e8le peut vous d\u00e9marquer de vos concurrents et fid\u00e9liser vos clients. Cependant, \u00e0 mesure que vos affaires se d\u00e9veloppent, il peut s’av\u00e9rer difficile de r\u00e9pondre \u00e0 tous les messages. Automatiser vos relations avec vos clients ne veut pas dire perdre votre touche personnelle. Un service apr\u00e8s vente en ligne peut vous aider \u00e0 g\u00e9rer un large volume de demandes depuis un point central.
La plupart de ces outils utilisent un syst\u00e8me de billets qui r\u00e9pertorie les interactions avec les clients de fa\u00e7on \u00e0 pouvoir les classer par sujet, par ordre de priorit\u00e9 ou par employ\u00e9. Si la plupart des demandes vous parviennent par e-mail, des logiciels comme Zendesk<\/strong> peuvent vous \u00eatre utiles. Groove<\/strong> convient particuli\u00e8rement aux entreprises qui communiquent principalement avec leurs clients sur les r\u00e9seaux sociaux. Il est personnalisable et sa version d’essai est gratuite pendant 14 jours.
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