Table des matières
À mesure que vos activités se développeront, vous serez amené à jouer plusieurs rôles : publicitaire, comptable, gestionnaire de projets, vendeur, et d’autres encore. Mener toutes ces tâches de front peut être épuisant et votre entreprise peut en souffrir si l’une d’entre elles est négligée au profit de la priorité du moment.
De nombreux propriétaires de petites entreprises choisissent ainsi d’automatiser certaines tâches pour simplifier leur travail. Ces outils vous aideront à gagner un temps précieux et à éviter des erreurs dues à la désorganisation.
Todd Curran, fondateur et président de Savage Apparel Company à Richmond, en Virginie, a lancé son entreprise de prêt-à-porter personnalisable en 2000, alors que la popularité de logiciels en ligne comme Quickbooks pour la comptabilité montait en flèche. Il estime désormais que ce type d’outils a joué un rôle fondamental dans presque tous les volets de son entreprise. Son entreprise utilise la version web de Quickbooks pour sa comptabilité, Hootsuite pour ses réseaux sociaux et Google Docs pour la collaboration.
« Notre équipe se compose de 13 personnes, dont beaucoup travaillent de chez elles, » explique Todd Curran. « Normalement, nous utilisons Google Docs pour savoir où nous en sommes dans le suivi interne de nos commandes. » Google Docs permet aux employés de faire ou de voir des mises à jour en temps réel ; Todd Curran estime que l’interface conviviale simplifie grandement l’intégration de nouveaux membres de l’équipe.
Avant de réfléchir aux meilleurs outils en la matière pour votre entreprise, vous devez identifier les tâches qui se prêtent le mieux à l’automatisation. En règle générale, les tâches constantes sont plus faciles à automatiser que les tâches variables. Demandez-vous quelles tâches vous prennent le plus de temps et pour quelles raisons. L’un des facteurs mentionnés ci-dessous est probablement en cause. Servez-vous de cette liste pour déterminer les tâches que vous allez automatiser et accorder la priorité à celles qui sont concernées par plusieurs facteurs.Volume important : Envoyez-vous un bulletin mensuel ou des confirmations de commande à un grand nombre de consommateurs ?Un logiciel de marketing par e-mail pourrait être avantageux.Redondance : Saisissez-vous les renseignements personnels de vos clients séparément sur des bons de commande, dans votre base de données et dans votre répertoire ? Un logiciel de gestion des relations avec les consommateurs vous permettra de centraliser les renseignements personnels de vos clients.Complexité ou difficulté : Faites-vous des erreurs fréquentes ou êtes vous facilement frustré face à certaines tâches ? Une tâche complexe peut comporter plusieurs étapes ou exiger une intervention humaine fréquente. Une tâche peut être difficile pour plusieurs raisons, par exemple le temps et les efforts nécessaires. Si vous consacrez trop de temps à la promotion de votre entreprise sur les réseaux sociaux, un outil de gestion spécialisé peut vous aider à centraliser ces activités.
Commencez de préférence par automatiser une tâche simple, puis passez aux tâches plus complexes.
Voici un aperçu des catégories de tâches automatisables et des suggestions de logiciels populaires :
1. Stockage en nuage (« Cloud »)
Stocker les données de votre entreprise sur un serveur Web (le nuage ou « cloud ») plutôt que sur votre disque dur ou un serveur local peut faciliter la collaboration entre vos employés, leur permettre de travailler de chez eux ou d’ailleurs. Cette méthode permet également de sauvegarder automatiquement votre travail au cas où votre ordinateur ou votre serveur serait endommagé. Enfin, les progrès en termes de cryptage et de certificats de sécurité en font aussi un choix sûr et abordable pour le stockage de vos fichiers.
L’équipe de Todd Curran utilise Dropbox, mais d’autres options sont également disponibles, comme Microsoft OneDrive et Google Drive, qui offrent des abonnements à prix raisonnables ou gratuits pour les entreprises. Dropbox vous donne la possibilité de gagner de l’espace de stockage, OneDrive donne accès à la suite Office 365 et Google Drive permet d’allouer du stockage supplémentaire au serveur. Si vous avez besoin d’espace supplémentaire, ces trois options offrent 1 TB pour 10 € ou moins par mois.
Pensez à recourir au stockage en nuage si vous avez besoin :D’un service de stockage abordableD’un accès rapide à vos dossier à partir de plusieurs endroitsDe faciliter la collaboration entre les membres de l’équipeDe vous protéger contre des risques tels que les virus informatiques
2. Gestion financière et commerciale
Si les membres de votre équipe organisent une activité spéciale, terminent un projet pour un client ou planifient une campagne marketing, leurs efforts peuvent être compromis s’ils n’ont pas les informations dont ils ont besoin ou s’ils ne connaissent pas clairement les délais impartis. Des outils de gestion de projet comme Trello, Asana, Basecamp et Wrike peuvent aider votre équipe à coordonner le travail pour que chaque membre connaisse les échéances et puisse accéder facilement aux documents ou informations dont il ou elle a besoin. Au lieu de lire des centaines d’e-mails, associez des membres de votre équipe à chaque volet du projet en utilisant les « cartes » de Trello ou réunissez tout le monde autour du « feu de camp » de Basecamp. Ces quatre logiciels offrent une version d’essai gratuite de 30 jours.
Même si vous êtes propriétaire unique d’une entreprise en nom propre, ces outils peuvent vous aider à vous organiser et à intégrer de nouveaux employés ou fournisseurs à mesure que vos besoins évoluent. Une application comme Evernote, qui facilite la création de listes, de registres et d’autres tâches de gestion, peut également valoir le détour. La possibilité de cocher les tâches accomplies est une fonctionnalité motivante.
Pensez à adopter un outil d’organisation et de gestion de projets si vous avez besoin :D’une méthode de planification des tâchesD’une répartition des tâches claire et de transparence dans la progression du travailD’un endroit où centraliser tous les documents liés à un projetD’un système intégré de communication interne
3. Organisation et gestion de projets
Il est essentiel de suivre de près vos flux de trésorerie et vos dépenses pour permettre à votre entreprise de prospérer. Si vous utilisez un document Excel ou un registre papier pour faire vos comptes, remplir votre déclaration d’impôts peut devenir un vrai casse-tête. Un logiciel de comptabilité ou de facturation peut vous aider à produire des rapports, des états financiers et des factures professionnelles, à suivre vos recettes et dépenses et à garder le contrôle de vos finances. Mais surtout, vous pourrez voir à tout moment l’argent qui rentre et sort de vos comptes.
L’entreprise de Todd Curran utilise Quickbooks, mais d’autres options disponibles peuvent servir aux petites entreprises. Certains logiciels offrent une période d’essai gratuite de 30 jours et des abonnements mensuels d’une valeur de 10 € ou moins.
Si vous avez besoin d’aide pour établir un budget, des logiciels comme Maxicompte peuvent vous aider à suivre vos dépenses au fur et à mesure pour éviter de dépenser trop. Il existe également des outils en ligne gratuits comme Linxo, qui se connecte à vos comptes pour vous donner une vue d’ensemble de votre situation financière grâce à des graphiques clairs, un indicateur de progrès et des rappels pour vos factures mensuelles.
Pensez à un outil de gestion financière et commerciale si vous avez besoin :De données financières prêtes à l’emploiD’une fonction de production de rapports en temps réelD’un suivi plus exact de vos commandes et de votre inventaireD’accélérer votre cycle de vente
4. E-mail marketing
Rédiger manuellement des messages de marketing et les envoyer depuis votre propre adresse e-mail n’est pas une pratique très professionnelle ni très efficace. Sans oublier que la loi interdit aux entreprises d’envoyer des communications de masse sans le consentement expresse de l’abonné.
Un outil de communication, comme MailChimp (que vous pouvez utiliser gratuitement si vous avez moins de 2 000 abonnés) ou Emma, assure la conformité de vos communications à la réglementation en vigueur et donne à vos messages une apparence plus professionnelle. Chacun de ces outils vous permet de personnaliser des modèles, de segmenter vos destinataires selon différents critères et de consulter les statistiques qui indiquent combien d’entre eux ouvrent vos messages, cliquent sur les liens, etc. Vous pouvez aussi programmer des e-mails automatiques d’accusé de réception de commande ou d’avis de livraison. MailChimp et Emma s’intègrent à la plupart des plateformes de commerce électronique.
Pensez à adopter un outil de marketing par e-mail si vous avez besoin :D’une charte graphique cohérente pour tous vos e-mails marketingD’une option de segmentation selon le type de destinataireDe la possibilité de consulter les résultats et d’optimiser vos envoisDe communications automatisées
5. Gestion des relations avec la clientèle
Si vous notez le nom de clients potentiels et diverses coordonnées sur des bouts de papier, vos relations avec vos consommateurs ne sont probablement pas aussi organisées qu’elles devraient l’être. Un logiciel de gestion de relations avec la clientèle (GRC) vous aidera à ne manquer aucune occasion et à retrouver facilement les renseignements dont vous avez besoin.
Les logiciels de GRC présentent également l’avantage de mettre ces données à la disposition des employés qui en auront besoin à mesure que votre entreprise se développera. Ils vous aideront aussi à ne pas perdre contact avec vos clients quand un employé quittera son poste. Le CRM de Zoho est gratuit pour un maximum de 10 utilisateurs. Salesforce, Infusionsoft et Insightly sont aussi adaptés aux petites entreprises. Salesforce offre une version d’essai gratuite de 14 jours, Infusionsoft est spécialement conçu pour les petites entreprises et Insightly est gratuit pour un ou deux utilisateurs.
Si vous n’êtes pas prêt(e) à adopter un logiciel de GRC, créez votre propre base de données Microsoft Excel par exemple pour enregistrer les coordonnées de vos clients et d’autres renseignements à un seul endroit. Notez-y aussi la date, le type et le résultat de chaque communication.
Pensez à adopter un logiciel de GRC si avez besoin :D’une base de données centrale pour tous vos contactsD’automatiser vos communications avec vos clientsDe coordonner les relations des membres de votre équipe avec vos clientsDe données et de statistiques sur votre clientèle
6. Gestion des réseaux sociaux
Surveiller et mettre à jour une multitude de réseaux sociaux n’est pas facile pour les propriétaires de petites entreprises, qui ont pourtant besoin d’assurer une solide présence en ligne. Des outils en ligne comme Hootsuite vous permettent de programmer vos mises à jour à l’avance, de consulter vos mentions et de générer des rapports à partir d’un tableau de bord central au lieu d’ouvrir des sessions dans plusieurs sites web ou des applications multiples. Ils offrent souvent une version d’essai gratuite qui vous permet de les essayer.
Todd Curran utilise Hootsuite pour son entreprise : « Le vrai avantage, c’est qu’on peut programmer tout ce qu’on veut des semaines, voire des mois à l’avance, et consulter toutes les statistiques, » dit-il. Tout programmer sans répondre ou réagir en temps réel peut toutefois produire une impression de détachement, c’est pourquoi Curran s’assure également de faire aussi des mises à jour plus spontanées sur ces réseaux sociaux entre deux messages programmés.
Si vous hésitez encore à choisir un outil de gestion des réseaux sociaux, établissez un calendrier pour avoir une vue d’ensemble de vos messages et de leur fréquence pour éviter de négliger un ou plusieurs de vos réseaux.
Pensez à adopter un outil de gestion des réseaux sociaux si vous avez besoin :De programmer vos mises à jourDe gérer simultanément plusieurs comptesD’un outil de suivi des mots-clésDe rapports et analyses de performance
7. Gestion du service après vente
La qualité de vos relations avec la clientèle peut vous démarquer de vos concurrents et fidéliser vos clients. Cependant, à mesure que vos affaires se développent, il peut s’avérer difficile de répondre à tous les messages. Automatiser vos relations avec vos clients ne veut pas dire perdre votre touche personnelle. Un service après vente en ligne peut vous aider à gérer un large volume de demandes depuis un point central.
La plupart de ces outils utilisent un système de billets qui répertorie les interactions avec les clients de façon à pouvoir les classer par sujet, par ordre de priorité ou par employé. Si la plupart des demandes vous parviennent par e-mail, des logiciels comme Zendesk peuvent vous être utiles. Groove convient particulièrement aux entreprises qui communiquent principalement avec leurs clients sur les réseaux sociaux. Il est personnalisable et sa version d’essai est gratuite pendant 14 jours.
Quelle que soit votre méthode de service après vente, assurez-vous de traiter les questions les plus fréquentes dans la section de votre site consacrée aux politiques et aux questions fréquentes. Encouragez aussi les clients qui cherchent à vous contacter à utiliser un formulaire doté d’un menu déroulant indiquant la « raison de votre message » qui vous permettre de classer les messages par sujet et d’y répondre plus efficacement. Les clients d’aujourd’hui s’attendent à une réponse pratiquement instantanée. Assurez-vous de consulter vos messages au moins deux fois par jour. Vous pouvez aussi créer des réponses types aux questions les plus fréquentes, que vous pourrez personnaliser rapidement au besoin.
Pensez à adopter un outil de gestion du service après vente si vous avez besoin :D’aide pour répondre à un flux important de demandesD’organiser et d’assigner efficacement les demandesD’intégrer le service à la clientèle et vos réseaux sociaux ou votre site webDe rapports sur votre performance en matière de service à la clientèle
Pour trouver le meilleur outil pour votre entreprise, profitez des version d’essai gratuites pour vous familiariser avec les différentes fonctionnalités de chacun. Si un outil répond à un besoin et améliore le fonctionnement de votre entreprise, il peut être intéressant de souscrire à un abonnement payant. Après tout, le temps perdu à chercher les coordonnés d’un client ou à fouiller dans une boîte pleine de reçus pourrait être consacré à des tâches plus constructives pour votre entreprise.
Conseils pour tirer le meilleur parti de la technologie :Déterminez les tâches pour lesquelles vous avez le plus besoin d’aideAllouez un budget raisonnable à chaque outilUtilisez les versions d’essai avant de souscrire à un abonnement payantComparez les prix des différents outilsAprès un mois environ, faites un bilan : avez-vous beaucoup utilisé l’outil ? Quelles fonctions étaient les plus utiles ?Déterminez si l’investissement en vaut la peineÉvaluez régulièrement vos besoins et choisissez vos outils en conséquence
