Medewerkers aannemen is een enorme stap voor een ondernemer. Toen je besloot om voor jezelf te beginnen, deed je waarschijnlijk alles zelf: social media, budgetten opstellen, inventarisbeheer, klachten van klanten afhandelen, je kent het wel. Als je nu overweegt om hulp aan te nemen, is dat een goed teken. Dat betekent dat je het druk hebt, dat je bedrijf groeit en dat je klaar bent voor een hoger niveau.
We spraken drie onafhankelijke koffiezaakeigenaren om te leren van hun ervaring met het aannemen van medewerkers en het managen van een team. Of je nu een tweede filiaal opent of part-time hulp nodig hebt, lees verder voor hun antwoorden en advies.
Dit zijn de eigenaren
Angela Austin, Milk + Pull
Angela en haar man Joe hebben drie filialen van Milk + Pull in Brooklyn en Queens in New York. Het eerste filiaal opende in 2013. Dit team van geboren en getogen New Yorkers streeft ernaar om geweldige koffie te serveren en de gemeenschap om hen heen te versterken.
Sascha Dreschinski, brewdis
Sascha opende brewdis in 2019 met twee mede-oprichters. Tegenwoordig runt hij het bedrijf met Lukas Schulze-Vorberg en Bianca Breining. Ze wilden hun liefde voor koffie combineren met een creatief café, dus besloten ze een mobiele koffiebar te openen vanuit een Piaggio Ape genaamd Betty. Betty en de koffiefiets Bobby zijn te vinden in Frankfurt, Duitsland
Anthony Grice, Fika
Na een jarenlange carrière in de horeca besloot Anthony in 2018 het eerste filiaal van Fika te openen, en hij heeft net een tweede filiaal geopend. Hij wilde een Zweedse koffiezaak in Liverpool (Engeland), met een gezellige sfeer en waar mensen een praatje met elkaar aanknopen.
Wanneer is het tijd om mensen aan te nemen?
Veel ondernemers beginnen in hun eentje een bedrijf, of misschien met één zakenpartner of geldschieter. Ze hebben meerdere petten op en proberen alles zelf te doen. Maar als het goed gaat met het bedrijf en je wil uitbreiden, is het misschien tijd om er iemand bij te halen.
Angela weet nog dat ze tegen haar man zei: “Je zou dit niet allemaal alleen hoeven doen, want als je alles zelf doet, dan werk je niet *aan* het bedrijf. En als je niet aan het bedrijf werkt, gaat het ook niet groeien. Je moet jezelf vrijmaken van de dagelijkse activiteiten om aan je visie te werken en er echt wat van te maken.” Angela zegt dat toen ze hulp gingen aannemen, ze ineens tijd hadden om hun eigen koffie te branden en die kant van het bedrijf te ontwikkelen. Ze hebben nu een manager voor alle drie de filialen van Milk + Pull.
Angela zegt dat iemand aannemen op managerniveau een grote beslissing was. “We wisten altijd al wel dat we dat uiteindelijk zouden moeten doen. Maar wetende dat we iemand nodig hadden die de dagelijkse gang van zaken op zich zou nemen… nou dat zou een duur grapje worden. Kunnen we het ons veroorloven om iemand aan te nemen?” De pandemie was voor hen een kans om er iemand bij te halen. “Dat was een voordeel van de pandemie. Mensen kregen andere prioriteiten. Daardoor konden we haar aannemen. Ze kwam van een bekend merk dat mensen onderwijst over koffie.”
Toen Anthony het eerste filiaal van Fika opende, had hij twee personeelsleden, naast hemzelf. “Ze werkten allebei part-time en we waren zes dagen per week geopend. Ze waren er dus allebei drie dagen, en ik was er alle zes de dagen. Als je twee part-timers hebt, was er altijd één vrij en de ander aan het werk.
Hoewel dit systeem goed werkte toen Fika net open was, liep het bedrijf als een malle, en Anthony wist dat hij meer hulp nodig had. “Medewerkers kwamen halverwege de dag, bijvoorbeeld van 11:00 tot 14:00 uur. Ze deden de afwas en maakten schoon, want dat was een van de drukste momenten van de dag. De rest van de dag deden we klusjes, maar als het druk was hadden we iemand die alleen kwam bijspringen op drukke momenten. Dat werkte goed.”
Toen hij een tweede filiaal van Fika opende, moest hij nog meer mensen aannemen. Een paar medewerkers van het eerste filiaal gingen naar de nieuwe locatie, omdat zij al waren ingewerkt. Maar daardoor moest hij ook de medewerkers van de eerste locatie vervangen. “Er was veel meer werk dat gedaan moest worden. We hadden niet in de gaten dat er zoveel werk was, want we hadden natuurlijk mensen nodig die al bij ons werkten om de medewerkers in het nieuwe filiaal in te werken en ervoor te zorgen dat het allemaal ging volgens onze standaard.”
Sascha Dreschinski, eigenaar van brewdis, begon zonder medewerkers. Het was een leuke bijbaan voor hem en de andere oprichters. “We gingen open wanneer het ons uitkwam en we er zin in hadden. In het begin was dat nog vrij onregelmatig. We moesten zelf nog uitvogelen hoe het allemaal werkte. Het was allemaal behoorlijk sporadisch totdat we onze eerste medewerker hadden.”
Toen ze eenmaal processen en workflows hadden, was het moment gekomen om iemand aan te nemen en in te werken. “We hadden alles opgeschreven en konden vol vertrouwen de zaak bij iemand achterlaten en diegene zelfstandig laten werken. Dat was heel belangrijk voor ons, omdat we niet de hele dag beschikbaar zijn. We hebben zelf ook nog een baan. We wilden er zeker van zijn dat diegene zonder ons de dag kon doorkomen.”
Ze kregen ook een vergunning om elke dag op een locatie in het park te staan. “We wilden daar gebruik van maken en daar vaker staan. De vraag was: Hoe doen we dat? Het antwoord luidde: meer mensen aannemen.”
Hoe vind je de juiste mensen?
Zodra je besloten hebt dat je iemand wil aannemen, moet je je richten op het vinden van de juiste mensen. Wil je medewerkers die lang bij je blijven of heb je slechts tijdelijk wat hulp nodig? Deze koffieondernemers hebben allemaal een andere aanpak en verwachtingen wat betreft het vinden van de juiste mensen.
Net zoals veel kleine bedrijven, was Milk + Pull een familiebedrijf in het begin. Joe deed het zware werk en de zussen van Angela hielpen ook mee. “Toen we ons eerste filiaal openden, werkte mijn man in de zaak. Hij had ook nog een full-time baan. Hij timede het zo dat hij de zaak opende en dat onze enige medewerker om 09:00 uur kwam. Daarna ging hij aan het werk. Om 17:00 uur kwam hij weer terug en dan ging zij weg. In het weekend was hij er de hele dag.”
Angela vertelt dat ze echt geluk hadden met de eerste medewerker die geen familie was. “We waren gloednieuw en veel van de ervaren barista’s wilden hun huidige, bekendere werkplek niet opgeven voor een onbekend [bedrijf]. Maar zodra mensen onze zaak zagen en erover hoorden en het merk zelf gingen ervaren, stroomden de sollicitaties binnen. Vanuit dat perspectief denk ik dat ons sterke merk ons vanaf het begin heeft geholpen bij het aannemen van mensen. Mensen aannemen is altijd lastig, maar dat heeft wel geholpen.”
Tegenwoordig accepteert Milk + Pull continu sollicitaties. “Het is altijd goed om een reservelijstje achter de hand te houden. Als we weer mensen aannemen, plaatsen we posts op social media en leggen we flyers in onze filialen. We willen dat mensen uit de buurt hier komen werken. Dat soort lokaal adverteren is het meest relevant voor ons.”
“Het is moeilijk om goed personeel te vinden,” voegt Anthony toe. “Een vriend van mij, een succesvol restauranthouder, zei tegen me: “Het grootste probleem waarmee je ooit te maken krijgt, is personeel.” Problemen worden opgelost, maar personeel zal altijd een probleem blijven. Het is zo moeilijk om iemand te vinden die dezelfde passie en motivatie heeft als jij. Sinds de pandemie zijn veel bedrijven gesloten, dus er is veel werkloosheid op het moment. Zodra ik een vacature plaats voor deze baan, solliciteren er binnen een uur honderd mensen op die ene baan, echt bizar.”
Hoewel Anthony toegeeft dat het fijn is dat er veel mensen solliciteren, is het een uitdaging om medewerkers te vinden die geschikt zijn voor de baan. “Je moet iemand hebben die deze baan niet als tussenstap ziet. Die komt alleen maar opdagen om salaris in ontvangst te nemen. Om te groeien, moet je iemand hebben die er echt wil zijn en de visie van het bedrijf ziet. We willen groeien als bedrijf en dat is moeilijk, omdat de meeste mensen het toch als tussenstap zien en daarna weer iets anders gaan doen.”
Sascha deelt die mening wat betreft het interviewen van potentiële medewerkers. Hij probeert er vooral een informeel gesprek van te maken. “We stellen bijna geen vragen. Het is meer om elkaar te leren kennen. We drinken samen koffie en praten over waar diegene vandaan komt, wat hij of zij doet, wat zijn of haar plannen zijn.”
Welke vaardigheden zoek je in potentiële medewerkers?
Iedereen heeft weer andere kwaliteiten, dus denk goed na over het type persoon met wie je elke dag wil werken. Deze drie koffiezaakeigenaren vinden persoonlijkheid heel belangrijk. “Aangezien we [onze medewerkers] helemaal alleen laten, is het superbelangrijk voor ons dat we ze kunnen vertrouwen,” zegt Sascha. “Daarom is persoonlijkheid absoluut het allerbelangrijkste voor ons.
Hij zoekt medewerkers die niet bang zijn voor uitdagingen. “Wij vinden het belangrijk dat ze heel zelfstandig zijn en zelf problemen kunnen oplossen. De wagen is onstabiel, de koffiemachine heeft kuren, er gebeurt altijd wel wat en ze moeten dat soort dingen zelf kunnen oplossen in plaats van op te geven en weg te gaan. We vragen ze om flexibel te zijn en geven hen daar hetzelfde voor terug. Als iemand kort van tevoren zegt dat hij niet kan komen werken, is dat niet het einde van de wereld.”
Op dit moment geeft Milk + Pull voorrang aan medewerkers met ervaring. “Tot ongeveer twee jaar geleden zeiden we vaak: we werken je wel in, we geven je een volledige training. Niet alleen barista zijn en koffie maken, maar koffie ook echt begrijpen en je smaak ontwikkelen,” zegt Angela. Maar nu ze bijna negen jaar bezig zijn, weten ze dat ze een goede balans moeten hebben tussen nieuwelingen en meer ervaren medewerkers. “We geven onervaren mensen nog steeds de kans, dat willen we ook blijven doen. Maar we zorgen nu voor meer evenwicht met ervaren mensen.”
Voor Sascha is ervaring minder belangrijk en karakter wat meer. “We werken graag met mensen die we cool vinden, met een leuke persoonlijkheid, die betrouwbaar zijn en leuk op hun eigen manier. We hebben een heel divers team. En als ze nog nooit koffie hebben gemaakt, is dat absoluut geen reden voor ons om ze af te wijzen. We kunnen mensen leren hoe ze koffie moeten maken, maar we kunnen ze niet leren om in het concept en in het team te passen.”
Angela en Joe zoeken ook mensen die oprecht geïnteresseerd zijn in koffie. [We willen iemand die] nieuwsgierig is naar het proces, waar het vandaan komt en hoe het wordt gemaakt. Dat zijn de soorten vragen die we altijd stellen. Die interesse in en nieuwsgierigheid naar koffie.” Ze zoekt ook mensen die vriendelijk zijn. “Gemeenschap is belangrijk”, zegt Angela. “Ervoor zorgen dat mensen contact willen hebben met de gemeenschap en onderdeel uitmaken van hun omgeving en zich ermee verbonden voelen. Een deel van onze waardepropositie is dat als er iemand binnenkomt, we proberen zijn of haar naam en/of favoriete drankje te onthouden.”
Anthony heeft vergelijkbare prioriteiten. Hij zoekt mensen met vertrouwen die graag een praatje maken. “Mijn koffiezaak heet Fika, wat ‘mensen samenbrengen’ betekent. We vinden het heel belangrijk om met klanten te praten, dus dat stampen we er echt in bij ons personeel.”
Hoe was het om manager te zijn?
Hoewel je in een vorige baan misschien ervaring hebt opgedaan met het managen van een medewerker, is een medewerker aannemen voor je eigen bedrijf veel persoonlijker. Je vertrouwt diegene met je bedrijf en doet een serieuze financiële investering wanneer je een medewerker inwerkt.
Angela en haar man hadden allebei ervaring als manager in hun baan, waar ze leidinggaven aan meerdere mensen, maar dat is wel even andere koek dan hun huidige personeelsbestand van bijna 30 mensen. “Sommige dingen zijn hetzelfde, maar ik heb ook veel geleerd. Mensen hebben verschillende ambities en karaktereigenschappen. Dat is denk ik het belangrijkste wat ik heb geleerd. Het is zo van: “Hé, ik heb geen HR-afdeling. Dat ben ik zelf. Ik moet handboeken, communicatie, onboarding en training ontwikkelen.”
Anthony heeft ervaring als manager in een restaurant, maar dan een veel grotere locatie. Hij weet nog dat er verschillende managementlagen waren, met veel mensen om werk aan te delegeren. In zo’n omgeving “verspreidt de werklast zich vanzelf. Iedereen heeft zijn eigen taken en verantwoordelijkheden. En dat kun je doen als je voor een groot bedrijf werkt.” Maar nu hij zijn eigen bedrijf heeft, merkt Anthony dat hij alles zelf moet doen, in ieder geval totdat hij de financiële middelen heeft om iemand te betalen die werk op managementniveau kan doen.
Sascha zegt dat hij weinig managementervaring had voordat hij brewdis oprichtte. “We hebben in ons werk allemaal ervaring met teams, maar als het je eigen bedrijf is, is het een heel ander verhaal. Als het je eigen zaak is, denk je overal vier keer over na en pak je het anders aan.”
Wat is er uitdagend aan het managen van medewerkers?
Anthony noemt vertrouwen als een van de moeilijkste en belangrijkste dingen van het manager-zijn. “Als je wil uitbreiden, moet je mensen vertrouwen. En ik ben zo iemand die maar weinig mensen vertrouwt. Dan zet ik mijn zakelijke pet op en denk ik: ik moet wel, ik moet mensen vertrouwen, dat is de enige manier om te groeien. Je moet het een beetje loslaten en het aan de ander overlaten.”
Angela en Joe proberen open te communiceren met hun medewerkers om moeilijkheden te voorkomen. “Dezelfde aspecten waarom we ons bedrijf zijn gestart, namelijk onderdeel zijn van de gemeenschap en iedereen met open armen ontvangen, zijn van belang in hoe we omgaan met onze medewerkers. Met name die open communicatie is heel belangrijk. Zo proberen we misverstanden met onze medewerkers op te lossen. We nemen echt de tijd om te luisteren en feedback te krijgen, zelfs als er mensen weggaan. We proberen echt te begrijpen wat zij ervaren.”
Milk + Pull doet er ook alles aan om hun medewerkers succesvol te laten zijn. “Er zijn momenten geweest waarop mensen zeiden: ik wil barista zijn. Maar ze begrijpen niet dat het niet alleen gaat om bij de espressomachine staan en koffie maken. Je moet klanten een ervaring geven, met ze praten, gastvrij zijn. Maar sommige mensen willen dat niet. Dan proberen we ze een geschiktere rol in ons bedrijf te geven.”
Vanwege de cultuur van brewdis proberen Sascha en zijn mede-eigenaren een gemeenschapsgevoel te creëren in hun managementstijl. “We zijn niet alleen maar medewerkers en werkgevers, het is meer een saamhorigheidsgevoel. Iedereen moet er een goed gevoel aan overhouden als ze ‘s avonds naar huis gaan. Dat is het moeilijkste en belangrijkste, vind ik.”
Heb je weleens een medewerker moeten laten gaan?
Een medewerker ontslaan is onvermijdelijk voor iedereen die een bedrijf heeft, en dat kan lastig zijn. “Ik kan de keren waarop het afscheid ongemakkelijk was waarschijnlijk op één hand tellen”, zegt Angela. “Maar in die situaties gaat het wederom om die open communicatie.”
“Soms vatten mensen dingen persoonlijk op, net zoals wij, want het is ons bedrijf”, gaat ze verder. En dan is het gewoon: jij zit op een ander pad dan ik. Dat proberen we altijd te benadrukken, die openheid over waar we naartoe willen en hoe jij daarin verschilt. Zodat het niet lijkt alsof we dezelfde kant uitgaan. Iedereen is volwassen”, vult Angela aan. “We proberen empathisch te zijn wanneer we met ze communiceren.”
Sascha kan zich maar één medewerker herinneren die is ontslagen, omdat diegene niet goed paste. “Het is oké om fouten te maken, dat doen we allemaal. We hebben met elkaar gepraat en uitgelegd waarom we het geen goede match vonden.”
Hoe houd je je team enthousiast?
De beste manier om medewerkers bij je te houden is door van je bedrijf een geweldige werkplek te maken. Deze koffiezaakeigenaren hebben allemaal hun eigen manier om hun medewerkers te laten zien dat ze ze waarderen.
“We hebben veel teambuildingdagen”, zegt Anthony. “Volgende week neem ik het personeel mee naar de nieuwe locatie.” Hij geeft ze ook voetbalkaartjes en drankjes na het werk. “De kleine dingen maken een groot verschil. Je hoeft hun vakantie niet te betalen. Neem ze gewoon eens mee uit lunchen, dat is iets aardigs dat je zou kunnen doen.”
“Het teamgevoel hoog houden vind ik de grootste uitdaging”, zegt Sascha. “Wat zij doen is belangrijk voor ze, en we proberen ze duidelijk te maken dat we afhankelijk van hen zijn. We doen ons best om zelf ook veel terug te geven. Ik vind dat we een goede werksfeer creëren. Het is belangrijk dat mensen het werk leuk vinden en dat ze het gevoel hebben dat ze eerlijk behandeld worden.”
Angela en haar man erkennen bewust goed werk van hun medewerkers. “We proberen veel managers intern te promoten. Het wordt snel duidelijk wie interesse heeft in koffie, wie die relatie daarmee heeft, niet alleen met klanten, maar met mensen in de winkel. En dan proberen we ze op dat pad te zetten. Dus wanneer er een vacature vrijkomt voor manager van een van onze zaken, gaan we eerst naar die mensen.”
Ze houden ook de sterke punten in het algemeen en unieke vaardigheden van hun medewerkers in de gaten. “Een van onze barista’s was niet zo sociaal en had niet echt een klik met mensen, maar hij was heel wetenschappelijk. Dus toen we besloten om onze eigen koffie te gaan branden, dachten we dat hij daar misschien wel heel goed in zou zijn vanwege de manier waarop zijn brein werkt. Dus we hebben hem opgeleid en zijn met hem onze eigen koffie gaan branden. We konden hem weghalen uit de functie die niet echt geschikt voor hem was en hebben hem op een ander pad gezet.”
Heb je officiële werkkleding voor het team?
Interessant genoeg heeft geen van de koffiezaken officiële werkkleding, hoewel Anthony wel verplicht dat iedereen een schort draagt boven hun eigen kleding. “Maar ze moeten er natuurlijk wel netjes en hipsterachtig uitzien”, zegt hij.
Medewerkers van Milk + Pull hebben ook geen officiële werkkleding. “We willen dat mensen helemaal zichzelf zijn op het werk. Daarom hebben we geen kledingvoorschriften. Zelfs de muziek die we in de zaak draaien, mag je zelf kiezen. Als jij werkt die dag, bepaal jij de ervaring van die dag.”
“We hebben merchandise per locatie, t-shirts van de buurt waarin we zitten, en mensen dragen die graag. De medewerkers zijn er net zo gek op als onze klanten, dus elke keer als we wat nieuws binnenkrijgen, vragen ze of ze een t-shirt mogen hebben. En dan dragen ze het zelf graag.”
Sascha zegt dat ze oorspronkelijk van plan waren om officiële werkkleding te dragen voor een consistente uitstraling van het team en om het merk te vertegenwoordigen, maar het liep toch anders. “We realiseerden ons al snel dat het het individuele aspect wegneemt. In ons geval paste officiële werkkleding helemaal niet goed bij ons. We hebben nu zo’n divers team. Ze zijn allemaal heel interessant en we wilden hun unieke persoonlijkheid niet wegnemen. Ze kunnen dragen wat ze willen. Iedereen kan min of meer zijn eigen ding doen. Het enige wat ze allemaal hetzelfde moeten doen is koffie maken.”
Welk advies heb je voor ondernemers die op het punt staan om hun eerste medewerker aan te nemen?
Anthony’s advies is: luister naar je onderbuikgevoel. “Het is het beste als je je goed voelt bij iemand. Je wil iemand leren kennen als persoon en wil zien hoe diegene is. Als iemand zich comfortabel voelt als hij met je praat en je hebt het gevoel dat je hem al heel lang kent, dan is dat heel goed. Ga daar gewoon in mee.”
Angela’s advies is om duidelijke verwachtingen te scheppen. “Vaak probeer je als je net begint om überhaupt iemand te krijgen. En dat is misschien het makkelijkst om te doen. Maar onderzoek echt wie geïnteresseerd is in wat je doet, in je visie, er nieuwsgierig naar is en er onderdeel van wil uitmaken. Want als je net begint, maakt het echt een groot verschil om de juiste persoon aan te nemen die je gaat helpen om je merk te laten groeien. Diegene vertegenwoordigt je merk als jij er niet bent.” Ze adviseert om personeel te zoeken dat nieuwsgierig is, vooruitdenkt en onderdeel van je ontwikkeling wil zijn. “Je creëert een merk en bouwt het op, dus je moet de juiste mensen hebben.”
